انتخاب مرکز تماس ابری مناسب (راهنمای گام به گام)

چرا انتخاب مرکز تماس ابری مهم است؟

راه‌اندازی خدمات مرکز تماس ابری بسیار مهم است زیرا به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که راه‌کارهای ویژه به مشتریان عرضه کنند، ارتباط‌ها را بهینه کنند و به بهره‌وری عملیاتی دست یابند.
بهینه‌سازی ارتباط‌ها و دستیابی به بهره‌وری عملیاتی.
مرکزهای تماس بر پایه ابر، راه‌کارهای کاملی هستند که انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و مقرون‌به‌صرفه بودن را عرضه می‌کنند و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که به سرعت با تغییر خواسته‌های مشتری و روندهای بازار سازگار شوند.
با یک مرکز تماس ابری، شرکت‌ها می‌توانند پشتیبانی چندکاناله، از جمله تماس‌های صوتی، ایمیل، چت و رسانه‌های اجتماعی را عرضه کنند و تعامل‌های یک‌پارچه با مشتری را در نقاط تماس مختلف فراهم کنند.
همچنین، ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند شماره سرویس IVR، مسیریابی تماس و تجزیه و تحلیل بلادرنگ، مدیریت تماس و عملکرد اپراتور را بهبود می‌بخشند. زیرساخت بر پایه ابر، امنیت داده‌ها، رعایت مقررات و گام‌های بازیابی پس از اتفاق را فراهم می‌کند و از داده‌های حساس مشتری نگهداری می‌کند.
با پذیرش راه‌کارهای مرکز تماس ابری، کسب‌وکارها می‌توانند تجربه مشتری خود را بهبود دهند، عملیات را ساده کنند و در چشم‌انداز پویای بازار امروز، مزیت رقابتی کسب کنند.

گام‌های انتخاب مرکز تماس ابری مناسب

در اینجا شیوه انتخاب مرکز تماس ابری مناسب – یک راهنما در ۱۵ گام آمده است. این راهنما ۱۵ گام است که به شما کمک می‌کند تا انتخاب مرکز تماس ابری مناسب برای کسب‌وکار خود را به درستی انجام دهید.

گام ۱:

ارزیابی نیازهای شما برای انتخاب مرکز تماس ابری 

با ارزیابی نیازهای کسب‌وکار خود، این فرآیند را آغاز کنید. از خود بپرسید (چرا CcaaS ضروری است؟) ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاصی را که در یک مرکز تماس ابری نیاز دارید، مانند مسیریابی تماس، سیستم IVR، ترکیب CRM، پشتیبانی چند کاناله و تجزیه و تحلیل، شناسایی کنید.

گام ۲:

درک مقیاس‌پذیری در انتخاب مرکز تماس ابری

با در نظر گرفتن پتانسیل رشد کسب‌وکار خود و نوسان‌های فصلی در میزان تماس، از رقیب‌ها جلوتر باشید. یک مرکز تماس ابری مناسب انتخاب کنید که بتواند به راحتی مقیاس‌پذیری خود را افزایش یا کاهش دهد تا با نیازهای متغیر شما هماهنگی داشته باشد. در آینده، اگر قصد دارید سرویس شماره تلفن رایگان و سایر ابزارهای ارتباطی را در CRM خود ترکیب کنید، مهم است که از قبل مقیاس‌پذیری را در نظر بگیرید.

گام ۳:

اهمیت امنیت داده‌ها و هماهنگی در انتخاب مرکز تماس ابری

ایمنی همیشه باید اولویت اصلی شما باشد. به خصوص هنگام کار با داده‌های حساس مشتری.
اطمینان پیدا کنید که مرکز تماس ابری که انتخاب می‌کنید، به پروتکل‌های امنیتی استاندارد صنعتی پایبند است و با مقررات مربوط به نگهداری از داده‌ها هماهنگی دارد. نگهداری از داده‌ها بر همه چیز اولویت دارد.

گام ۴:

سهولت ترکیب با مرکز تماس ابری

اگر از قبل ابزارها و سیستم‌های ارتباطی موجود را در اختیار دارید، راه‌حل‌های مرکز تماس ابری را انتخاب کنید که بتوانند به طور یک‌پارچه با زیرساخت کنونی شما ترکیب شوند، مانند نرم‌افزار CRM، راه‌حل‌های میز کمک و سایر برنامه‌های تجاری.

گام ۵:

اهمیت رابط کاربری کاربرپسند در انتخاب مرکز تماس ابری

یک رابط کاربری کاربرپسند برای پذیرش آسان و حداقل زمان آموزش برای کارشناسان شما ضروری است. به دنبال یک مرکز تماس ابری با رابط کاربری بصری و قابل تنظیم باشید.

گام ۶:

قابلیت اطمینان و پایداری سرویس در انتخاب مرکز تماس ابری

پیشینه عرضه کننده مرکز تماس ابری را از نظر پایداری و قابلیت اطمینان بررسی کنید. از کار افتادگی می‌تواند به طور قابل توجه‌ی بر خدمات مشتری و عملیات تجاری شما اثر بگذارد. بسیاری از موردهای ثابت می‌کنند که از کار افتادگی می‌تواند باعث پیامد وخیمی شود. بنابراین در نظر گرفتن عامل‌های پایداری سرویس و قابلیت اطمینان مهم است.

گام ۷:

پشتیبانی و آموزش مشتری بعد از راه‌اندازی مرکز تماس ابری

پشتیبانی عالی از مشتری بسیار مهم است، به خصوص در طول فرآیند پذیرش و در صورت بروز هرگونه مشکل. اطمینان پیدا کنید که عرضه کننده، آموزش و پشتیبانی کافی را برای تیم شما عرضه می‌کنند.

گام ۸:

قیمت‌گذاری و شفافیت هزینه

مدل‌های قیمت‌گذاری عرضه شده توسط عرضه‌کننده‌های مختلف مرکز تماس ابری را بررسی کنید. به دنبال شفافیت در قیمت‌گذاری باشید و از هرگونه هزینه پنهان آگاه باشید. با این حال، با تکیه نکردن بر قیمت به جای ویژگی‌ها، تصمیم‌های هوشمندانه‌ای بگیرید.

گام ۹:

وجود دوره آزمایشی برای انتخاب مرکز تماس ابری

قبل از بستن قرارداد بلندمدت، برای آزمایش ویژگی‌ها و عملکرد مرکز تماس ابری، یک دوره آزمایشی یا دمو را در نظر بگیرید. تجربه عملی به شما کمک می‌کند تا میزان هماهنگی مرکز تماس ابری با نیازها و انتظارهای خود را ارزیابی کنید. سرویس مرکز تماس ابری آواسینک یک مشاوره‌ تخصصی رایگان برای کسب‌وکار با توضیح‌های کامل از شیوه دسترسی به همه ویژگی‌ها می‌دهد، با ما همین حالا تماس بگیرید.

گام ۱۰:

قبل از انتخاب مرکز تماس ابری نظرها، بازخوردها و دریافت منابع را بخوانید

نظر‌ها و توصیه‌های سایر کسب‌وکارهایی که از همان عرضه‌کننده‌ای که شما در نظر دارید، استفاده کرده‌اند را بخوانید. برای پیش‌بینی بهتر، از عرضه خدمت‌ها بخواهید تا از مشتری‌های کنونی خود، منابعی را عرضه کنند تا دیدگاهی در مورد تجربه‌های مشتری‌های خود به دست آورید.
یک عرضه‌کننده سرشناس و با تجربه، به احتمال زیاد خدمت‌های قابل اعتماد و پشتیبانی عالی عرضه می‌کند، زیرا آن‌ها «آن‌جا بوده‌اند، آن کار را انجام داده‌اند!»

گام ۱۱:

مفهوم آینده‌نگری در انتخاب مرکز تماس ابری

یک مرکز تماس بر پایه ابر انتخاب کنید که با پیشرفت‌های فناوری به‌روز باشد. اطمینان پیدا کنید که عرضه‌کننده به‌طور فعال در نوآوری سرمایه‌گذاری می‌کند تا زیرساخت ارتباطی شما را برای آینده آماده کند.
فناوری همیشه در حال تکامل است و شما به راه‌کاری نیاز دارید که بتواند با سرعت تغییر همگام باشد.

گام ۱۲:

ارزیابی گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل پیش از انتخاب مرکز تماس ابری

برای بهبود مداوم خدمات مشتری خود، اطمینان پیدا کنید که مرکز تماس ابری، قابلیت‌های گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل قوی عرضه می‌کند.
دسترسی به داده‌ها و دیدگاه‌های جامع در مورد سنجه‌های تماس، عملکرد اپراتور و تعامل‌های مشتری می‌تواند به شما در شناسایی زمینه‌های بهبود و بهینه‌سازی عملیات کمک کند.
اگر از موبایل‌های هوشمند پشتیبانی نمی‌کند، پس به اندازه کافی هوشمند نیست! داشتن یک مرکز تماس ابری که از دسترسی از راه موبایل پشتیبانی کند، ضروری است.
بررسی کنید که آیا عرضه‌کننده، برنامه‌های تلفن همراه یا دسترسی بر پایه مرورگر عرضه می‌کنند یا خیر، تا به نماینده‌های شما اجازه دهد در ارتباط باشند و در حال حرکت کمک عرضه کنند.

گام ۱۳:

گزینه‌های سفارشی‌سازی

هر کسب‌وکاری نیازهای ویژه به خود را دارد، بنابراین به دنبال مرکز تماس ابری باشید که گزینه‌های سفارشی‌سازی عرضه کند. قابلیت هماهنگی سیستم با نیازهای خاص شما، این اطمینان را ایجاد می‌کند که به طور کامل با فرآیندهای کسب‌وکار شما همسو بوده و کارایی را افزایش می‌دهد.

گام ۱۴:

بازیابی اطلاعات پس از اتفاق و پشتیبان‌گیری از داده‌ها

اطمینان پیدا کنید که عرضه‌کننده مرکز تماس ابری، اقدام‌های قوی بازیابی داده‌ها پس از اتفاق و پشتیبان‌گیری از داده‌ها را در اختیار دارد. این اقدام‌های حفاظتی این اطمینان را ایجاد می‌کند که داده‌های مهم مشتری شما، حتا در شرایط پیش‌بینی‌نشده، ایمن و در دسترس باقی بمانند.

گام ۱۵:

همکاری بلندمدت پس از انتخاب مرکز تماس ابری

انتخاب یک مرکز تماس ابری فقط یک خرید یکباره نیست؛ بلکه یک همکاری برای موفقیت آینده کسب‌وکار شما است. عرضه‌کننده‌ای را انتخاب کنید که دیدگاه شما را به اشتراک بگذارد، پذیرای نظر‌ها باشد و پشتیبانی بلندمدتی را برای همکاری اثرگذار عرضه‌ کند.

نتیجه گیری:

راهنمای کامل و گام به گام برای انتخاب مرکز تماس ابری مناسب، بر اهمیت درک نیازهای تجاری، مقیاس‌پذیری، امنیت داده‌ها، کاربرپسند بودن و آینده‌نگر بودن اشاره می‌کند.
با ارزیابی دقیق این معیارها، کسب‌وکارها می‌توانند تصمیمی آگاهانه بگیرند که به طور کامل با هدف‌های خدمات مشتری و ضرورت‌های ارتباطی آن‌ها همسو باشد.
اگر شما یک شرکت تجاری در حال توسعه یا یک استارتاپ هستید که به دنبال ترکیب سرویس مرکز تماس ابری هستید، سرویس مرکز تماس ابری آواسینک را برای یافتن یک راه‌حل عالی بررسی کنید.
انتخاب سرویس تماس ابری VoIP آواسینک نه تنها معیارهای بیان شده در راهنما را برآورده می‌کند، بلکه همکاری‌ای را فراهم می‌کند که خدمات مشتری شما را ارتقا می‌دهد و موفقیت کسب‌وکار را به دنبال دارد.